Digitalisierung

Digitalisierung von Dokumenten und Akten

Unser Digitalisierungsservice 

Wenn Aktenordner zahlreiche Regale füllen und bei der Suche nach Dokumenten wertvolle Zeit verloren geht, ist die Digitalisierung von Dokumenten die perfekte Lösung für Sie: Gerne entwickeln wir mit Ihnen eine individuelle Digitalisierungsstrategie und setzen diese für Sie um.

Ihre Akten und Dokumente werden dafür von unserem inklusiven Team aus Menschen mit und ohne Behinderung vorbereitet, gescannt, nach Ihren Wünschen indexiert und im digitalen Archiv abgelegt. Bis zu Großformatzeichnungen bis zum Format DIN A0 können wir Ihre papierbasierten Unterlagen digitalisieren – in verschiedenen Auflösungen und Farbmodi von 200 bis 600 dpi. Danach stehen Ihnen die Dokumente als PDF mit Volltextsuche (OCR) zur Verfügung.

Sämtliche Prozesse können Sie dank unserer Dokumentation und der softwaregestützten Qualitätssicherung jederzeit nachvollziehen und zurückverfolgen. Und selbstverständlich sichern wir Ihnen über die gesamten Abläufe hinweg absolute Vertraulichkeit zu.

Mit unserem Digitalisierungsservice stehen Ihre Dokumente schnell, direkt und standortunabhängig über Ihr hauseigenes Datenmanagementsystem oder einen anderen Speicherort bereit – rund um die Uhr können Sie auf Ihre Daten zugreifen! Ihre bisherigen Papierdokumente vernichten wir auf Wunsch gesetzeskonform mit Nachweis.

 

Sicher ist sicher

Unsere Digitalisierung befindet sich in einem abgeschlossenen Bereich, zu dem nur berechtigte Personen Zutritt haben. Hier arbeiten wir nach dem Sechs-Augen-Prinzip: Alle Arbeitsschritte folgen genauen Arbeitsanweisungen, werden von verschiedenen Menschen ausgeführt und gegenseitig kontrolliert. Zudem sind unsere Arbeitsstationen als „Inselsysteme“ angelegt – die Rechner sind über eine Software vor Fremdzugriffen geschützt und nicht ans Internet angeschlossen. Eine Fehlleitung von Daten ist dadurch ausgeschlossen. Die Datenspeicherung erfolgt bei uns im Haus, das Backup befindet sich feuer- und hochspannungsgesichert in einem weiteren Gebäude in Minden, alle Daten bleiben also bis zum Transfer zu Ihnen vor Ort.

Gerne stellen wir Ihnen interessante Referenzprojekte vor!

 

Unsere Leistungen auf einen Blick

Der Digitalisierungsprozess

• Vorbereiten der Dokumente
• Scannen der Dokumente (Flachbett- oder Einzugsscanner)
• Indexierung der Dokumente passend zum DMS System
• Softwaregestützte Qualitätssicherung
• Barcode gestützte Prozessbegleitung
• Zurückheften der Akten
• Dokumentation der zurückgelieferten Dokumente
• Vernichtung der Akten BDSG konform mit Nachweis

Technische Ausstattung

• 3 Kodak Hochleistungsscanner
• 4 Kodak Capture Pro Software Professionell
• 1 Colortrac Großformatscanner 36 Zoll
• 1 Canon Fünffarb-Plotter 36 Zoll
• Labeldrucker mit datenbankfähiger Software zur Prozessbegleitung
• Prüftische zur Dokumentenvorbereitung
• Verschließbare Boxen zum sicheren Dokumententransport
• Raid Storage im Arbeitsbereich, kein unautorisierter Zugriff möglich